Der Baustein einer Datenbank ist der Datensatz. Ein Datensatz ist eine Sammlung zusammenhängender Werte, die sinnvoll zusammengehören und so als eine Einheit betrachtet werden können. Die einzelnen Werte gehören zu je einem entsprechenden Feld.

Eine Sammlung von Datensätzen, die dieselben Felder verwenden, kann leicht im Tabellenformat dargestellt werden: Jede Spalte steht für ein Feld und jede Zeile steht für einen Datensatz. Das Wort Spalte ist daher gleichbedeutend mit dem Wort Feld und das Wort Zeile mit dem Wort Datensatz. An Hand eines Beispiels sollen die einzelnen Begriffe erläutert werden.

Beispiel

Das Artikel einer Handelsfirma sollen in einer Liste verwaltet werden. Als Anwendung kann zum Beispiel eine Tabellenkalkulation verwendet werden.

Tabelle Artikel

Tabelle

Der Tabellenname (Artikel) stellt einen Themenkreis dar, der Elemente mit gleichen Merkmalen darstellt. Eine Tabelle umfasst Tabellenname, Datensätze und Feldnamen.

Ohne Computer wäre eine Kartei ein Synonym für eine Tabelle.

Datensatz

Die Datensätze (Zeilen) beinhalten alle zu diesem Themenkreis gehörenden Werte. Ein Datensatz bildet die Werte eines Elements ab. In der Tabellenkalkulation sind die Zeilen fortlaufend durchnummeriert.

Ohne Computer würde eine Karteikarte einen Datensatz abbilden.

Feld

Der Feldname (Spaltenbezeichnung) entspricht einem Merkmal eines Elements und beschreibt eine spezifische Eigenschaft. Ein Feld entspricht einer Spalte in der Tabelle. In der Tabellenkalkulation sind die Spalten fortlaufend mit Buchstaben bezeichnet. Die Bezeichnugen der Felder im Beispiel sind in der ersten Zeile eingetragen:

ANr ist eine eindeutige Artikelnummer, die den Datensatz eindeutig identifiziert.

Ohne Computer entspricht ein Feld einem Eintragungsfeld auf der Karteikarte.

Ein Wert oder Feldinhalt ist ein Datenwert (z.B.: Feld = Bezeichnung; Wert = Keyboard).
Sind die Werte aufgrund der Eigenschaften des Feldes eingeschränkt, so spricht man von einem Wertebereich (Feld = Wochentag; mögliche Werte: Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So).

Besitzt ein Feld eines Datensatzes keinen Wert, so spricht man von einem Nullwert. Es ist keine Information enthalten (nicht zu verwechseln mit der Zahl Null).

Datensatzgruppe

Eine Teilmenge von Daten, die aus einer oder mehreren Tabellen extrahiert wird, nennt man eine Datensatzgruppe. Eine Datensatzgruppe ist ebenfalls eine Tabelle, da es sich bei ihr um eine Sammlung von Datensätzen handelt, die dieselben Spalten verwenden. Eine Datensatzgruppe wird über eine Datenbankabfrage erstellt.

Datenbank

Eine Datenbank kann mehrere Tabellen enthalten, wobei jede Tabelle über
einen eindeutigen Namen verfügt. Diese Tabellen können in Zusammenhang
stehen oder vollkommen unabhängig voneinander sein. Die Tabellen
bilden die Datenbasis der Datenbank. Zusammen mit dem Datenbankverwaltungssystem
bildet die Datenbasis eine Datenbank.